ViaVide training coaching begeleiding
Tineke Holkema | Psychosociaal therapeut, Coach/ Counselor
Rotterdam
tineke@viavide.org
OMGANG MET PERSOONLIJKE INFORMATIE, DOSIER EN BEVEILIGING
Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk dat ik, een dossier aanleg. Dit is ook een wettelijke plicht opgelegd door de WGBO. Uw dossier bevat administratieve gegevens en aantekeningen over uw achtergrond en situatie bij aanvang van een traject, training of cursus en van eventueel uitgevoerde onderzoeken. In het dossier kunnen ook gegevens opgenomen zijn die voor de voortgang van uw traject noodzakelijk zijn en/ of die ik, na uw expliciete toestemming, heb opgevraagd bij een andere zorgverlener.
In dit document staat de nuancering van verslaglegging van uw proces beschreven.
PRIVACY OP DE NOTA
Op de nota die u ontvangt staan kunnen gegevens die door de zorgverzekeraar gevraagd worden, zodat u deze nota kan declareren bij uw zorgverzekeraar: Uw naam, adres en woonplaats
- Uw geboortedatum
- De datum van de bijeenkomst
- Een omschrijving van de behandeling, zoals bijvoorbeeld ‘psychosociaal consult’
- De kosten van het consult
Ik doe mijn best om uw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat ik:
- Zorgvuldig omga met uw persoonlijke gegevens en er zorg voor draag dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens. Ik heb een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim). Als uw therapeut/begeleider/ trainer heb ik als enige toegang tot de gegevens in uw dossier.
- Mijn website is SSL-beveiligd en voor mail die vanuit de website wordt verstuurd is privacy gewaarborgd. Mail die ik stuur via mijn host (@viavide.org) zijn beveiligd door versleuteling.
- Gegevens zijn ook in een door versleuteling beveiligde omgeving opgeslagen.
- Apparaten zijn met strenge paswoorden beveiligd. Eventuele papieren informatiedragers worden in een afgesloten kast bewaard.
- U bent zelf verantwoordelijk voor wat u naar mij toestuurt. U kunt documenten en/of mail versleuteld versturen als u 100% zeker wilt zijn van privacy. Denk ook aan uw email-adres: gebruik een privéadres.
De gegevens uit uw dossier kunnen soms ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
- Om andere zorgverleners te informeren. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming.
- Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid. Er is alleen waarneming binnen een traject mogelijk als wij dit vooraf hebben afgesproken.
- Bij ernstige calamiteiten, als ik niet in staat ben om u zelf te bereiken, kan één door mij aangewezen collega die ook onder beroepscode valt, bij uw personalia om u te informeren en bij uw inhoudelijke dossier om u, indien dit is afgesproken, te begeleiden naar vervangende begeleiding of om de begeleiding over te nemen.
- Voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing.
- Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat ik of mijn administrateur, een factuur kan opstellen.
Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens, dan zal ik u eerst informeren en expliciet je toestemming vragen.
NUANCERING VERSLAGLEGGING
Neem je sessies psychosociale therapie op zijnsgeoriënteerde grondslag af? Dan valt je traject onder de wet op de behandelovereenkomsten geldt een bewaarplicht voor dossiers van 20 jaar. Je maakt zelf verslagen, die vormen jouw dossier en blijven in eigen beheer. Ik bewaar werkaantekeningen en het intakeverslag. Als cliënt kan jij om vernietiging van het dossier vragen na afsluiting van een begeleidingstraject, het kan zijn dat je niet wilt dat jouw dossier zo’n lange tijd bewaard blijft. Je administratieve gegevens blijven wel 7 jaar bewaard volgens wettelijke verplichting.